5) Freelancer Time Capture
Um einen neuen Freelancer im System anzulegen, verwenden Sie den DocType Freelancer erstellen. Dieser erstellt automatisch:
- Ein neues Benutzerkonto mit der "Freelancer"-Rolle
- Eine Sperrung aller Module außer Zeiterfassung für diesen Benutzer
- Ein Standard-Workspace "Freelancer" für den Benutzer
- Eine Benutzerberechtigung, damit der Freelancer auf sein eigenes Benutzerkonto zugreifen kann
Hinweis: Nach der Erstellung können Sie den Benutzer in der Benutzerliste überprüfen.
Die Freelancer Zeiterfassung funktioniert ähnlich wie die Zeiterfassung für Mitarbeiter, hat aber folgende Unterschiede:
- Benutzer statt Mitarbeiter: Anstelle eines Mitarbeiters wird ein Benutzer zugeordnet
- Keine Pausenberechnung: Es gibt keine automatische Berechnung von Pflichtpausen
- Keine Anwesenheit: Es wird keine Anwesenheit erstellt oder aktualisiert
- Keine automatische Erstellung: Freelancer-Zeiterfassungen werden nicht täglich automatisch erstellt
- Vereinfachte Felder: Es gibt keine Felder für Pausen, Arbeitszeit oder nicht zugewiesene Zeit
Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Freelancer Zeiterfassung prüft das System, ob der ausgewählte Benutzer die "Freelancer"-Rolle hat. Wenn der Benutzer diese Rolle nicht besitzt, erhalten Sie eine Fehlermeldung und können die Zeiterfassung nicht speichern.
Hinweis: Nur Benutzer mit der "Freelancer"-Rolle können Freelancer Zeiterfassung-Dokumente erstellen und bearbeiten.
Bei der Einreichung einer Freelancer Zeiterfassung werden Stundenzettel erstellt, ähnlich wie bei Mitarbeiter-Zeiterfassungen. Die Unterschiede:
- Freelancer-Benutzer (freelancer_user): Anstelle eines Mitarbeiters wird der Freelancer-Benutzer gespeichert
- Freelancer Zeiterfassung (freelancer_time_capture): Verknüpfung zur ursprünglichen Freelancer Zeiterfassung
- Aktivitätstyp: Verwendet wird der Standard-Freelancer-Aktivitätstyp aus Zeiterfassungseinstellungen
Empfehlung: Verwenden Sie einen Aktivitätstyp mit Kostensatz = 0 und weisen Sie die Eingangsrechnung vom Freelancer den jeweiligen Projekten zu.
Die Freelancer Zeiterfassung verwendet die gleichen Validierungen wie die Mitarbeiter-Zeiterfassung:
- Duplikatsprüfung (gleicher Tag, gleicher Benutzer)
- Projekt-Vorgang-Zuordnung
- Budget-Validierung für Vorgänge
- Mindestlänge für Notizen (5 Zeichen)